Општи правила и прописи

Сертификација, евалуација и валидација на системи

1. Валидност и опсег

• Општите правила и прописи важат за сите услуги на МКС од областа на сертификација, евалуација и валидација (важност) на системите. Имено тие вклучуваат сертификација, аудитирање, валидација (важност) и оценување на организациите и нивните системи за управување, како и за други слични активности поврзани со проверување врз основа на нормативните модели, стандарди и шеми на евалуација.
• Овие правила и прописи претставуваат составен дел во секој договор склучен помеѓу МКС и Клиентите.
• Секое отстапување од овие правила и прописи (општи услови, начини на плаќање, правила при склучување договор) на клиентот се применува само доколку МКС одобри во писмена форма.

2. Валидност на тарифи, такси и одговорности на МКС доо.

• Услугите на МКС ќе бидат наплатени според наведените тарифи кои се однесуваат на соодветните понудени услуги. Освен ако не е поинаку наведено, сите цени се во денари/евра без вклучен ДДВ.
• Сите промени во тарифите на МКС ќе бидат соопштени во писмена форма до сите засегнати организации најдоцна во рок од четири недели, пред истите да стапат во сила и севкупна употреба со валидна изјава од МКС
• МКС ќе ги наплати и фактурира таксите кои се дефинирани од меѓународните агенции (пр. IATF, IFS, FSC) и овие такси ќе мора да бидат платени од страна на клиентот. Износот на овие такси зависи од времето кога се извршени услугите. Како резултат на тоа клиентот ќе мора да ја плати секоја измена која се случила во време помеѓу доставањето на понуда и извршување на услугата.

3. Термини и крајни рокови при извршување на услугите

• За секое откажување или промени во закажаните термини, клиентите се обврзани да испратат образложение и изјава во писмена форма до МКС доо, а воедно истите ќе се менуваат само во согласност со МКС.
• Доколку се направат измени на терминот или датумот во рок од 2 недели пред договорениот датум за проверка, МКС може да наплати такса од €140. Сите дополнителни трошоци кои можат да произлезат ке бидат исто така надоместени.

4. Услови на плаќање

• Доколку претходно не е договорено поинаку, МКС доо.ќе ги фактурира тековните трошоци согласно динамиката на изведување на услугите или на крајот на месецот. Таксата за употреба на сертификатите и заштитните знаци ќе се фактурира годишно заедно со извршените услуги за aудит.
• Фактурите кои се платени во рок од 14 дена, после доставата се ослободени од останати трошоци и судски тужби.
• МКС доо. може да побара од клиентот да воспостави адекватна предвремена исплата. Во овие случаеви, усогласеноста со датумите за исплата е апсолутен услов за навремено извршување на услугите на МКС доо.
• Во случај на одлагање на исплатата, МКС доо. може да наплати камата од 8% над пропишаната каматната стапка за позајмици

5. Тајност, доверливост, заштита на лични податоци помеѓу МКС доо. и клиентите, дозвола за предавање на адреси и рекламни материјали

• МКС превзема иницијатива да доследно се придржува кон општите правила и прописи спроведени од Austrian Data Protection Act (DSG 2000) и применливите регулативи во Р. Македонија, каде експлицитно е наведено дека сите информации добиени од клиентите кои не се за јавно користење, ќе останат во строга тајност.
• МКС се обврзува дека нема да оддава и доставува на трети страни било какви извештаи од проверките и другите извештаи направени врз основа на резултатите од активностите. Ова исто така се применува и по завршувањето на договорот. Документите ќе бидат поништени по период најдоцна од 10 години.
• Исто така МКС се обврзува дека ќе ги чува во тајност сите факти откриени при изведување на активностите при посетите, без разлика дали тие се специфични податоци за партнерот или за неговите деловни клиенти, освен ако МКС не е во писмена форма ослободен од обврската од партнерот.
• Клиентот се согласува дека информацијата дефинирана во точка 2 (што вклучува но не е ограничена на извештаи од аудитот) ќе биде достапна за преглед од институтот за акредитација и дека институтот може да присуствува на проверките.

6. Одговорност на МКС доо.

• Клиентот препознава дека аудитот претставува само проверка, која се прави по случаен избор на системот за управување, врз основа на нормативни модели/стандарди/прописи. МКС генерално нема да провери сообразност на релевантната организација со законот и не дава гаранција или одговорност дека организацијата е во потполност усогласена со сите законски барања. Одговорноста на МКС се заснова на следните одредби
• МКС нема да се смета за одговорен за било какви ситуации во кои клиентот може да има намалување на профитот, последователни последици, директни или индиректни загуби/оштети од секаков вид.
• МКС нема да се смета за одговорен од партнерот или третата страна, освен во случај кога одговорноста е обврзна и е дефинирана со закон за намера или голема немарност. Сите понатамошни примедби се невозможни.
• Клиентот се обврзува дека услугите на МКС ќе ги користи само во своја полза а не во полза на трети страни, освен ако за тоа не е претходно одобрено во писмена форма или со закон. Доколку ова не се почитува третата страна нема да сноси никаква одговорност од МКС

7. Права на клиентите

• МКС се обврзува дека своите услуги ќе ги спроведе најекономично и без никакви проблеми (поместување/стопирање на тековните работи на компанијата, пр. на градилишта и сл.) или во текот на регуларните активности/функции во локацијата на клиентот.
• МКС се обврзува дека на клиентот ќе му ги достави имињата на аудиторите, и доколку истите бидат одбиени од поткрепени причини МКС ќе се обиде да воспостави нов предлог. Доколку не постојат некакви правила, директиви и барања на IAF/EA и акредитационите агенции и одредени закони, МКС своеволно извршува селекција на своите аудитори.
• Ако лицето кое е назначено е онеспособено поради болест и сл. во текот на извршување на проверувањето, МКС се обврзува да најде/номинира соодветна замена и/или да биде утврдено со клиентот нов договорен датум за проверка.

8. Обврски на клиентите

• Клиентот е одговорен да ја достави севкупната документација, податоци и други потребни информации кои ќе се неопходни за извршување на соодветните МКС услуги, без претходно барање во писмена форма, како и да ги наведи сите релевантни настани и околности кои може да бидат релевантни при извршување на проверката.
• Клиентот мора да дозволи пристап до сите простории, објекти и локации каде се извршуваат дејностите.
• Клиентот ќе превземе адекватни организациони мерки со цел да обезбеди присуство на одговорните вработени на местото на проверка и нивна соодветна подготвеност за тековното аудитирање/проверување.
• Клиентот ќе се погрижи да вработените кои ќе се интервјуирани од страна на МКС ќе ја пренесат потребната и веродостојна информација за сите внатрешни прашања и предмети кои се релевантни за евалуација на системот за управување.

9. Права на интелектуална сопственост

• Сите документи како на пр. формулари за само-оценување, чек-листи и сл., кои ќе се спроведат во хартиени примероци или електронски верзии, претставуваат интелектуална сопственост на МКС доо. и можат да се користат само за потреби на МКС доо. Секое користење за други намени е забрането,  освен ако претходно не е одобрено со писмено известување. Исто така, забрането е и копирање и доставување на истите за потреби на трети страни. Доколку не се почитуваат правата на интелектуална сопственост, МКС доо. може да наметне казна која според договорот изнесува 30.000 евра- за секоја нанесена штета и непочитување на правата, и притоа незанемарувајќи ги правата на МКС доо. да нанесе дополнителни казнени и законски мерки.

10. Гаранција за квалитет на МКС доо.

• Доколку е направена грешка/дефект или пропуст во услугата на МКС доо., услугата нема да биде наплатена, само ако клиентот достави извештај за направениот дефект не подоцна од 5 дена по изведување на услугата. Само ако се увиди и потврди дефектот, услугата нема да биде наплатена.Сите понатамошни изјави за гаранции се невозможни.

11. Заштита на независноста и непристрасноста на МКС доо.

• Клиентот се залага дека нема да наштети на независноста на лица доделени од страна на МКС доо. Ова посебно се однесува на можни понуди за консултантски услуги, вработувања, и правење на понуди на сметка на аудиторот.
• Со цел да ја гарантира својата непристрасност, МКС доо. нема да извршува консултантски услуги, кои се однесуваат на истата област на оценување и издавање на сертификат.

12. Барања за поседување/одржување

• Општите правила и прописи наведени во точка 12 до точка 14 се апликабилни за сертификати добиени од МКС доо,
• Сертификатите на МКС доо, имаат датум на прво издавање на сертификатот, датум до кога важи самиот сертификат и датум на издавање на сертификатот. Исто така, секој сертификат има регистерски број кој го назначува МКС доо само еднаш и притоа е јасно следлив.
• Датумот на првото издавање ќе остане непроменет во текот на целиот циклус на валидност на сертификатот, и ќе го документира датумот на првичното издавање на сертификатот.
• Во периодот на валидност на сертификатот (означен со датумот до кога важи самиот сертификат) клиентите се обврзани да пристапат кон годишните надзорните аудити на МКС Сертификатите на МКС доо имаат важност од три години а додека надзорните аудити кои се изведуваат еднаш годишно имаат важност од дванаесет месеци. Надзорните аудити можат да се одложат за не повеќе/помалку од три месеци, само со детално образложение наведено во писмена форма.
• Датумот на издавање на сертификатот го документира датумот на најновите промени во сертификатот, како на пример, проширување на опсегот на сертификатот или обновување на валидноста на сертификатот.
• Опсегот на апликацијата/сертификатот ја опфаќа целата организација. Релевантна забелешка во самиот сертификат, назначува дали сертификатот е ограничен на одреден бизнис или производни области, индустрии, локации или подружници.
• Под-сертификати може да бидат издадени за организации со повеќе независни системи за управување/опсега.Колективното право, независно да ги користат овие, се стекнува со плаќање на релевантни авторски права на организацијата за сите опсега.
• Сертификатите можат да се обноват најдоцна три месеци по или пред истекот на нивната валидност. Обнова на валидноста ќе биде воспоставена на ресертификациониот аудит, само доколку се потврди ефективноста на системот за управување. Одржувањето на сертификатот повторно ќе се раководи врз основа на горенаведените услови.
• Доколку за време на аудитот се утврдат неусогласености, тие треба да бидат отстранети во рок од шест месеци со цел да се задржи сертификатот. Мерките за подобрување треба да бидат евидентирани во пост-аудитот и/или по пат на документација до МКС Во случај да не се превземат корективни мерки во договорениот период, сертификатот може да биде привремено суспендиран или одземен.

13. Права и обврски на клиентите кои поседуваат сертификат и ознака за усогласеност  на МКС доо.

• Клиентите кои поседуваат сертификат на МКС доо може да ја користи ознаката за усогласеност на МКС доо врз основа на општите правила и прописи наведени подолу. Измени на самата ознака се дозволени само доколку постои одобрение во писмена форма од МКС
• Правото за употреба на ознаката за усогласеност на МКС доо на трети страни, не е дозволено.
• Ознаката за усогласеност може да се користи за маркетиншки цели, најдоцна 6 месеци после истекувањето на нејзината валидност. Адвертајзингот не е штетен туку наведува дека организацијата / процесот е сертифицирана и поседува сертификат. Исто така, ознаката за усогласеност не може да се користи на начин кој може да се толкува како ознака за усогласеност на производ. На истиот начин, ознаката не може да се користи на извештаи од лабoраториски тестирања, сертификати од калибрација и извештаи од инспекции.
• Клиентите кои поседуваат сертификат и ознака за усогласеност на МКС доо се обврзуваат да ги користат во согласност со правилата за лојална конкуренција. Сертификатот и ознаката не смеат во никој случај да се користат со цел за погрешни и навредливи форми.
• Оние кои поседуваат сертификат на МКС доо мора да поднесат извештај (во писмена форма), во рок од пет работни дена, за сите промени во опсегот на организацијата, како на пр. реорганизација, занемарување на постоечките и проширување на нови бизнис спогодби и активности, како и други промени во сертифицираниот систем за управување.
• Системот за управување мора да биде демонстративно развиен во превземањето на систематски активности (пр. интерни аудити, периодични проверувања на системот за управување) соодветни примени периодично- за 12 месеци, доколку релевантните стандарди (пр.ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001.) го наложуваат тоа.
• Сите поплаки, приговори и жалби од трети страни мора веднаш да се пријават во писмена форма до МКС (во рок од 5 работни дена). Непосредно секоја поплака ќе биде земена во предвид и соодветно ќе бидат преземени потребни корективни мерки.
• За услуги од областа на системите за управување со безбедност и здравје при работа, носителот на сертификатот од МКС, покрај барањата опишани погоре, писмено ќе ги извести МКС, без одлагање, за појава на сериозен инцидент или прекршување на регулативите што бара вклучување на надлежен регулаторен орган (види IAF MD 22:2018, G 8.5.3). Независно од вклученоста на надлежниот регулаторен орган, Quality Austria може да спроведе посебен аудит во случај да стане свесна дека имало сериозен инцидент или повреда на регулативата поврзана со безбедност и здравје при работа, со цел да се испита дали системот за управување не е компромитиран и функционирал ефикасно (види IAF MD 22:2018, G.9.6.4.2). За дополнителни аудити, ќе се наплати цената на МКС тарифите валидни за време на извршувањето. Информациите за сериозни инциденти или прекршувања на регулативата, обезбедени од имателот на сертификат од МКС или директно обезбедени од аудит тимот за време на аудитот, даваат основа на МКС покрај случаите опишани во Дел 14 да се повлече сертификатот, во случаи кога сертифициранот систем за управување не успеал да ги исполни барањата за сертификација на системот за управување со безбедност и здравје при работа (види IAF MD 22:2018, G.9.6.5.2)

14. Повлекување на сертификати и ознаки на усогласеност од МКС доо

• МКС доо. може согласно да го ограничи опсегот на сертификација или може привремено или трајно да го повлече/одземе сертификатот доколку не се почитуваат правата и обврските, наведени во точка 12 и оние наведени во точка 13. Истото важи и за клиентите кои не ги извршуваат и почитуваат обврските и условите за плаќање наведени во точка 4, покрај сите предупредувања и доделување на грејс период од најмалку 14 дена.
• Сите горенаведени ограничувања и повлекувања на сертификати ќе бидат во писмена форма објавени од МКС доо.
• Во случај на ограничувања и повлекувања, клиентот е должен да: го врати сертификатот на МКС доо, да прекине секаква употреба на ознаката за усогласеност на МКС доо, да обезбеди сите документи кои содржат референца на МКС доо, вклучувајќи ги и оние кои се проследени до бизнис партнерите, да не се употребуваат најкасно шест месеци после повлекувањето. Во спротивно МКС доо. може да ја наметне казна, наведена со склучувањето на договорот, од 30.000 евра, за секое прекршување на правилата, непочитување на правата и сите други понатамошни оштетувања.

15. Завршни одредби

• Сите измени и модификации на овие општи правила и прописи ќе се изведат писмено.
• Доколку еден или неколку од овие правила не се валидни, тогаш тоа нема да влијае врз валидноста на останатите правила и прописи.  Невалидниот термин, ќе се замени со друг термин кој ќе одговара најмногу на намената на овие правила и прописи.
• За сите можни спорови надвор од овие правила и прописи како и во врска со нив, надлежен е судот во Скопје.